AI 비서로 사업하기 인건비 절약 팁!! 시리즈 1

ChatGPT로 업무 자동화하는 3단계 방법

“시간은 자산입니다. 반복 업무는 이제 AI에게 맡기세요.”

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① 배경 설명: 반복되는 일, 지쳤다면 자동화가 답입니다

매일 반복되는 보고서 작성, 이메일 초안, 고객 응대 메시지 작성…
혹시 이런 일에 하루 중 절반 이상을 쓰고 있지 않으신가요?

많은 직장인과 1인 사업자들이 ‘시간이 없다’고 말합니다.
그런데, 사실 시간은 충분합니다. 단지 반복 업무에 갇혀 있을 뿐입니다.
지금은 AI 도구, 그중에서도 ChatGPT 같은 생성형 AI를 잘만 활용하면
업무 시간을 획기적으로 줄이고, 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

오늘은 **“ChatGPT로 반복 업무를 자동화하는 3단계 실전 방법”**을 소개합니다.

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② 핵심 개념 정리: ChatGPT 자동화 3단계 프레임워크

ChatGPT를 업무에 도입할 때, 단순히 ‘질문 → 답변’만으로는 부족합니다.
효율적 자동화를 위한 3단계 프레임워크를 기억하세요.

1단계: 업무 분해 (Decomposition)

→ 내가 매일 하는 일 중, ‘반복 가능하고 규칙적인 일’이 무엇인지 분해합니다.
예: 고객 문의 답변, 블로그 초안 작성, 회의록 정리 등

2단계: 프롬프트 설계 (Prompt Engineering)

→ 각 업무에 대해 ChatGPT가 수행할 수 있도록 정확한 지시문을 만듭니다.
예:

• “아래 회의 내용을 요약해서 5문장으로 정리해줘”
• “이메일 제목 3개를 제안해줘. 대상은 신규 고객이고 톤은 정중하게”

3단계: 반복 활용 (Template & Workflow)

→ 만든 프롬프트를 템플릿화해서 매번 다시 쓰지 않도록 설정합니다.
Notion, Zapier, Google Sheet와 연동하면 자동화 수준이 한층 올라갑니다.

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③ 실무 적용 예시

예시 1: 고객 응대 자동화 (1인 쇼핑몰 운영자)

• 상황: 매일 비슷한 문의 메일이 수십 통 들어옵니다.
• 해결:
  1. 자주 묻는 질문 유형을 분류합니다.
  2. 각각에 대한 답변 문구를 프롬프트로 설계합니다.
  3. 고객 이름, 문의 내용만 바꿔 넣어 자동 생성합니다.

prompt

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고객 이름: 김지연 문의 내용: 배송 기간 문의 프롬프트: "김지연 고객님의 배송 문의에 대해 정중하고 간결하게 답변 이메일을 작성해줘."

예시 2: 회의록 요약 및 액션 아이템 정리 (기획팀 실무자)

• 상황: 매주 회의 후 회의록 작성과 요약에 1시간 이상 소요
• 해결:
  1. 회의 녹취 또는 텍스트를 ChatGPT에 넣습니다.
  2. “회의 핵심 요약” + “담당자별 해야 할 일”로 정리 요청
  3. Slack이나 Notion에 자동 업로드 설정 시 진정한 자동화 완성

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④ 전문가 관점 조언: 자동화의 핵심은 ‘선택과 반복’입니다

많은 분들이 ChatGPT를 ‘재미있는 장난감’처럼 쓰다가 끝냅니다.
그러나 진짜 업무 자동화는,
**‘어떤 업무를 자동화할지 선택하고, 그 과정을 반복 가능하게 만드는 것’**에서 시작됩니다.

처음에는 귀찮게 느껴질 수 있습니다.
프롬프트를 설계하고, 도구를 연결하고, 반복을 위한 템플릿을 만드는 과정이 필요하니까요.
하지만 한 번만 만들어 두면, 그 이후로는 시간이 당신 편이 됩니다.

지금부터 ChatGPT를 단순한 ‘챗봇’이 아닌,
‘업무 자동화 파트너’로 인식하세요.
분명, 생산성과 삶의 질이 달라질 것입니다.